Что имеет значение? А что нет? Чтобы регулировать нагрузку, научитесь распределять свои дела по категориям в зависимости от степени их важности.
Бесконечный список дел... вечные дедлайны... напоминающий о себе ящик входящих... Добро пожаловать в мир обычного предпринимателя или владельца мелкого бизнеса.
Если вы входите в число таких людей, то вы постоянно завалены делами, и расстановка приоритетов может вызывать затруднения. Именно поэтому большинство предпринимателей, развивая свои компании, выполняют самые разные роли, иногда добавляя в свой постоянно расширяющийся перечень первоочередных заданий еще и маркетинговые задачи. Учитывая сложившуюся ситуацию, понимание принципов расстановки приоритетов и делегирования таких обязанностей может принести им неоценимую пользу.
Вот 6 шагов, которые помогут вам сделать то, что нужно: сосредоточиться прежде всего на наиболее важных задачах и, справившись с ними, получить доход и достичь поставленных целей. Возможно, здесь есть и более важные аспекты: выделение приоритетов уберет излишнее напряжение, и вам станет легче управлять своим временем. А для предпринимателя это бесценно!
Шаг 1: Устраивайте мозговой штурм для всего сразу.
Мозговой штурм помогает очистить разум и сосредоточиться на работе. Этот простой, но вместе с тем эффективный первый шаг уместен в любой ситуации, требующей расстановки приоритетов. Внесите в список все ожидающие решения задачи, независимо от их масштаба. Не утруждайте себя попытками расставить их в определенном порядке и забудьте пока о сроках исполнения. Ко всему этому мы вернемся позже. Просто отразите все на бумаге, не рассуждая и не задумываясь. Цель в том, чтобы очистить ваш разум от лишних мыслей и позволить ему сфокусироваться на отделении первоочередных, обязательных задач от маркетинговых идей, которые можно использовать и позже.
Шаг 2: Определите «критически важные» маркетинговые задачи.
Некоторые задания в данной сфере носят для успеха ключевой характер, другие — дополняют серьезные цели, а за третьи можно взяться, если у вас есть свободное время, но вовсе не обязательно заниматься ими прямо сейчас.
Шаг 2 нацелен на вычленение жизненно важных маркетинговых задач. В эту группу входят дела, привязанные к определенному сроку — например, размещение рекламы или обновление веб-страницы перед каким-то событием — или мероприятия, напрямую влияющие на формирование прибыли. Используя хайлайтеры, отметьте одним цветом все задания, ограниченные дедлайном, а другим — те, от которых зависит доход предприятия.
Шаг 3: Определите, какие дела можно делегировать.
Скорее всего, в вашем перечне найдутся обязанности, которые нет нужды выполнять самостоятельно. Многие задачи — к примеру, поиск сайтов для размещения гостевых постов, формирование отчетов и поиск фото-стоков — можно поручить кому-то другому. Выделите подобные пункты третьим цветом.
Как быть, если вы единственный владелец, и у вас нет помощника? Подумайте над привлечением удаленного ассистента — стороннего наемника, помогающего вам справляться с административными функциями. Найти такого помощника, работающего со сдельной или почасовой оплатой, можно на сайтах Fiverr, Upwork и т. п. Удаленному ассистенту можно поручить поиск, рутинное администрирование баз данных и другие маркетинговые задачи, которые, несомненно, важны для поддержания темпов роста компании, но совсем не требуют вашего личного вмешательства.
Шаг 4: Расставьте и оцените сроки исполнения.
Теперь, когда у вас есть хотя бы 3 категории дел — привязанные к дедлайну, влияющие на доход и делегируемые, — можно приступать к распределению приоритетов для маркетинговых задач. Расставьте ограниченные по срокам задания в хронологическом порядке, в первую очередь указав наиболее срочные из них.
Шаг 5: Изучите задания, связанные с прибылью и целями компании.
Следующая группа дел напрямую связана с доходами и целями. Выполните задачи, способные принести пользу другим проектам. Возможно, некоторые из них зависят от завершения других начинаний. Если одно из ваших заданий заключается в разработке логотипа и рекламного слогана, а другое — в создании и распечатке брошюр для раздачи на конференции, то сначала вам придется поработать над логотипом и девизом, ведь их нужно разместить на распространяемых материалах. Да, обе задачи могут находиться в списке целевых дел, но только одна из них имеет первостепенное значение, так как ее результат необходим для завершения другого проекта.
Методично поработав со своим списком, установите дедлайны для своих задач. Пусть они будут разумными. Если вы уверены, что на создание брошюры вам нужно несколько дней, дайте их себе. Многие люди совершают ошибку, устанавливая для себя слишком агрессивные сроки в надежде на то, что неумолимо приближающийся дедлайн заставит их действовать быстрее. Такой подход нередко приводит к обратному результату. Нарушение сроков вызывает негативные эмоции. Если для достижения целей вам нужна помощь, задумайтесь над делегированием обязанностей или наймом сторонних специалистов, а не применяйте в качестве подгоняющего «хлыста» дедлайны.
Шаг 6: Используйте программы управления проектами для отслеживания маркетинговых задач.
И наконец, еще одним хорошим помощником для расстановки приоритетов, отслеживания и соблюдения сроков при организации маркетинговых задач являются программы, нацеленные на руководство проектами. Подобное ПО способно присылать вам письма с напоминаниями о приближающихся дедлайнах и следить за предыдущими проектами. Также они располагают ресурсами для хранения документов, доступных для различных членов команды.
Удачными примерами подобных программ для малого бизнеса служат Asana, Trello и Basecamp. У каждой из них есть бесплатные пробные версии, но Asana и Trello предоставляют бесплатный доступ лишь для предприятий с ограниченным числом пользователей, для малых предпринимателей и некоммерческих организаций.
Обзаведитесь рабочим списком идей
И последний совет: чтобы не перегружать себя, создайте на компьютере файл для записи маркетинговых идей для своего бизнеса. Вместо того чтобы рассматривать их как очередное задание, оставляйте их в папке, а затем еженедельно выделяйте время на просмотр таких заметок и переносите наиболее многообещающие из них в свой список дел. Благодаря этому методу вы без труда сможете следить за появляющимися идеями и постоянно расширять свой арсенал способов продвижения бизнеса.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
