Мы постоянно чередуем два типа деятельности. Умение определять, каким видом труда вы заняты, — это, вероятно, основной навык, к которому стоит прибегать на протяжении всего дня.
Первый тип работы — это совместный труд. Он подразумевает взаимодействие с другими людьми и сохранение связи на случай, если вы вдруг понадобитесь. Чем легче достучаться до вас и ваших коллег, тем более продуктивной оказывается команда.
Второй тип работы — это концентрация. Она базируется на том, что все внимание вы можете посвятить своему заданию. Чем реже вы отвлекаетесь, чем сильнее вы способны сосредоточиться, тем выше становится ваша производительность. На пользу этому типу деятельности идет гиперфокус — «глубокая работа», как определяет ее автор Кэл Ньюпорт.
Соотношение кооперации и концентрации зависит от вашей должности. К примеру, день писателя может на 90% состоять из сосредоточенной деятельности и на 10% — из командной. Если вы помощник руководителя, то ваш график наверняка диаметрально противоположен: 10% в нем занимает индивидуальный труд, а 90% — взаимодействие с окружающими. Если вы являетесь инженером-технологом, то граница между типами располагается где-то в середине шкалы.
Важно помнить, работой какого вида вы занимаетесь в текущий момент.
Концентрируясь, мы должны беречь внимание, заранее удаляя все отвлекающие факторы и стремясь сосредоточиться на чем-то важном. Во время командной работы нам следует просто общаться и поддерживать связь. Но здесь есть нюанс: если взаимодействие не требует практически никаких усилий, то на индивидуальную работу нам обычно все же приходится выделять определенное время.
Недавно я писал о своей беседе с ведущим исследователем Microsoft, занимающимся (в том числе) многозадачностью и концентрацией, доктором Мери Червински. Когда я спросил, какой из результатов изысканий изменил принципы ее собственной деятельности, она назвала резервирование времени на сосредоточенный труд. Львиная доля рабочего дня Мери проходит во взаимодействии с другими людьми: она руководит командой исследователей. Поскольку ее время в основном посвящено общению, она считает необходимым оберегать моменты концентрации. В большинстве случаев, по ее словам, ей удается выделять на индивидуальную работу пару часов в день, разделяя их небольшим перерывом на прогулку.
Мне также выпал шанс поболтать с ведущим менеджером Microsoft по MyAnalytics и Workplace Analytics Натали МкКаллоф. Продукт MyAnalytics кажется мне просто восхитительным: он похож на Fitbit, только отслеживает не физическую активность, а цифровую. Анализируя ее, он подталкивает вас к работе в более эффективном режиме. Благодаря MyAnalytics я действительно поверил в то, что Microsoft создал лучшее на свете приложение для личной продуктивности. Сейчас оно доступно только для корпоративных предприятий, поэтому большинство из нас им воспользоваться не может (пока).
Приложение MyAnalytics перерабатывает информацию о том, как вы используете свою электронную почту и ежедневник (в первую очередь, но есть и другие факторы), и выдает поразительные заключения о вашей производительности — в том числе о ритмах работы в командном и индивидуальном режимах. Среди других результатов:
-
сколько часов в неделю вы тратите на концентрацию;
-
как быстро вы отвечаете на письма (и с какой скоростью получаете отклики от коллег);
-
как скоро вы реагируете на послания начальника (и насколько оперативно он отвечает вам);
-
сколько часов вы тратите на переписку в неделю;
-
с кем вы больше всего взаимодействуете за неделю;
-
как часто вы выполняете еще какие-то задания во время встреч;
-
сколько вы работаете сверхурочно.
Я в основном пользуюсь Gmail, но если бы MyAnalytics был доступен людям, не связанным с крупными компаниями, этого было бы достаточно для того, чтобы убедить меня подключиться к Outlook. Получение информации о шаблонах работы — это отличная, но не единственная причина. Я бы сделал это ради подсказок, предлагаемых MyAnalytics: на протяжении недели приложение дает советы о том, что конкретно вам нужно сделать для повышения собственной производительности.
Оно предупредит вас о:
-
дублировании встреч, во время которых вы занимались чем-то посторонним;
-
том, что вы тратите слишком много времени на переписку;
-
том, что вы давно не общались с кем-то и должны восполнить этот пробел;
-
многом другом.
Если вы являетесь руководителем, то оно даже расскажет о том, как письма, отправленные после окончания рабочего дня, влияют на число сверхурочных на счету вашей команды.
Возвращаясь к теме этой статьи, Натали заявила, что одним из самых мощных направлений деятельности MyAnalytics является защита времени на концентрацию. По ее мнению, это действительно самый полезный совет, из всех предлагаемых приложением. К примеру, оно оповестит вас о заполнении ежедневника и порекомендует вам выделить какое-то время на индивидуальную работу. «Одна из самых сложных задач для работников интеллектуального труда сегодня — отказ от реакции на отвлекающие моменты и получение возможности погрузиться в мыслительную деятельность», — говорит Натали.
Я поражен живыми и интересными данными, собранными командой Натали. Они представлены в виде анонимной информации, полученной от десятков тысяч отделов крупных компаний, на основе анализа которой удалось понять, что отличает наиболее эффективных работников от наименее продуктивных служащих. Используя эти данные, они пришли к нескольким поразительным выводам.
-
На каждый дополнительный час работы руководителя приходится по 20 минут сверхурочного труда членов команды.
-
Если управленец склонен к многозадачности на собраниях, то вероятность того, что и его подчиненные будут заниматься тем же, выше в 2,2 раза.
-
Работники, вдвое чаще встречающиеся с глазу на глаз со своим руководителем, на 67% менее склонны к разобщенности.
Команда использовала эти данные и для определения пользы и важности концентрации. Натали заявляет: ее информация показывает, что «средний работник в компании тратит много-много часов в неделю или в день на бесплодное общение, а это неэффективно и действительно удручает». Антидотом здесь является выделение достаточного количества времени на индивидуальный труд.
Наиболее продуктивный ваш день всегда является комбинацией из кооперации и концентрации. Если работа в команде — это относительно естественное явление, то на личную деятельность все-таки нужно выделять время. Установите приложение MyAnalytics и отслеживайте ритм прямо в процессе работы, отмечая моменты, когда вам удается сосредоточиться лучше всего. Выделите этот период, заранее «укротите» все отвлекающие факторы и оставьте окно в своем расписании именно на концентрацию. Если вы стремитесь повысить свою продуктивность, такие моменты станут бесценными.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
