На работе вы завалены обязанностями? Не хватает времени на общение с друзьями и семьей? Хотите успевать больше? Вы не одиноки. Даже самые успешные люди постоянно ищут новые подходы, позволяющие добиться большего, сохраняя или даже повышая при этом качество жизни.
К счастью, есть гуру производительности — лектор MIT Sloan Роберт Позен. Он готов научить нас делать больше — и не опаздывать домой к ужину. На недавно проведенном университетом вебинаре для руководителей Позен поделился тремя «прекрасными находками», призванными максимизировать продуктивность. Они касаются таких распространенных проблем в области тайм-менеджмента, как прокрастинация, избыток электронных писем и неспособность эффективно работать в моменты, когда кажется, что дел слишком много.
По словам Позена, она из причин, мешающих росту нашей производительности, заключается в том, что большинство организаций до сих пор занимается учетом времени. Разумеется, некоторые виды деятельности должны оплачиваться на почасовой основе. Однако в компаниях из сферы инновационной экономики «мысль об использовании времени в качестве индикатора того, что мы работаем, — это полный бред, — заявил Позен. — Я однажды поинтересовался у журналистов: «Написание не слишком хорошей статьи когда-нибудь занимало у вас три недели? А удавалось ли вам когда-либо создавать отличный текст за три дня? И в какой же момент вы использовали время с большей пользой?»» Вклад работников умственного труда должен измеряться ценностью того, что они создают, применяя свои знания и умения.
Позен считает, что организации могут внедрить систему подсчета часов на основе продуктивности, сформулировав критерии успеха. Смысл здесь заключается в достижении поставленных бизнес-целей и ключевых показателей производительности.
Чтобы подкрепить эти общие заявления, Позен обратился к трем основным идеям, способствующим росту продуктивности:
- Составьте список дел по степени важности и распределите время по приоритетным направлениям. «Удивляет, что так поступают совсем не многие», — посетовал Позен. Не имея четкого списка целей — как профессиональных, так и личных, — многие амбициозные люди тратят слишком мало времени на деятельность, связанную с выполнением их непосредственных рабочих задач. «К сожалению, по результатам множества исследований, большинство заявляет: на работу, ведущую к реализации главных целей, уходит всего 30—40% времени».
- Не заморачивайтесь по пустякам. Причина, мешающая нам посвящать достаточную долю времени своим основным обязанностям, заключается в вездесущих мелочах. «У нас столько незначительных дел вроде электронной переписки, которыми приходится заниматься, — пояснил Позен. — Большинство проверяет почту каждые 3—5 минут. Лучше обращайтесь к ней раз в час или в два, при этом смотрите лишь на тему и отправителя. Так вам удастся пропустить 60—80% писем — как раз те, что практически бесполезны». При работе с важными посланиями Позен рекомендует придерживаться правила «обращаемся только один раз». Отвечайте на них сразу же, а не ставьте флажки. Так вам не придется искать их позже (и вы точно о них не забудете).
Не заморачиваться по пустякам означает:
- Преодолеть перфекционизм. Не теряйте время, добиваясь результата на 5+, если 4+ тоже всех устроит. Лучше используйте оставшиеся силы на достижение планки 5- там, где это действительно необходимо.
- Не прокрастинируйте. Разбивайте слишком крупные задачи на мелкие дела и медленно продвигайтесь вперед.
- Возьмитесь за дело уже наконец. Работая над очень важными проектами, выделите пару дней на исследования, а затем запишите свои предварительные выводы. Тратя недели на сбор и синтез информации перед вынесением вердикта, вы наверняка обнаружите, что львиная доля данных вам просто не нужна. «Двухдневных изысканий вполне достаточно для подведения предварительных итогов, благодаря которым вы сможете глубже вникнуть в суть ключевых аналитических проблем, связанных с проектом, и понять, какие данные вам еще нужно найти».
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
