Наилучший совет, который я когда-либо получала, дал мне человек, которого я никогда не встречала, а он не видел меня. Это был Питер Друкер. Учась в университете, я читала его работы, там есть моя любимая цитата: «Нет ничего более бесполезного, чем продуктивно делать то, что делать вообще не нужно». Или еще: «Продуктивность – это умение делать вещи правильно, а эффективность – это умение делать правильные вещи». Друкер и многие другие считают, что между этими двумя терминами есть разница. В общем случае, им можно дать следующие определения:
Эффективность, или умение делать правильные вещи, обычно относится к успешному получению ожидаемого и желаемого результата. Она характеризует, до какой степени достигнута цель, решена задача и получена прибыль. Любой человек, имеющий нужную подготовку или хорошую инструкцию, может делать правильные вещи. С этим справится и соответствующим образом запрограммированный робот. Одной лишь эффективности недостаточно, чтобы распознать хорошего руководителя.
Продуктивность, или умение делать вещи правильно, — это выполнение работы с минимальными затратами времени, сил и средств. Это – кратчайшее расстояние между постановкой цели и отметкой о ее выполнении. «Продуктивность» бизнеса существенно снижает количество ресурсов, необходимых для выполнения работы. Продуктивность учитывает реальную ситуацию, но находит способ склонить ее в свою пользу.
Сегодня, после почти 25 лет чтения лекций и написания статей о производительности, я начала верить в то, что в бизнесе продуктивность должна включать в себя и эффективность. Продуктивность без эффективности может иметь разрушительный эффект. Неважно, насколько хорошо ваша команда взбирается на Эверест, если вы собирались подняться на Монблан. А когда механик заменяет пробитую шину на вашем автомобиле, не имеет значения, насколько продуктивно он это делает, шина все равно испорчена. Получается, что, на самом деле, мы хотим получить эффективную продуктивность.
Вы, как руководитель, очень хотите повысить производительность работы вашей команды и свою лично. Для этого нужна эффективная продуктивность. Эффективность без продуктивности, зачастую, непроизводительна. Поэтому хорошие руководители объединяют две эти характеристики, чтобы повысить производительность и прибыльность своих команд. Вот несколько примеров того, как это делается.
1. Используйте технологии.
Технологический прорыв в прошлом веке значительно облегчил возможность выполнения большего числа задач за меньшее время. Поэтому будьте восприимчивы к появляющимся новым тенденциям, устройствам и программам, поощряйте их использование. Позволяйте своим работникам приносить и использовать для работы собственные устройства. Почему бы не воспользоваться источником повышения производительности, за который не нужно платить? Если они хотят иметь возможность проверить рабочую почту в свободное время, не только позвольте им это сделать, но и помогите.
2. Обеспечьте мгновенный доступ к рабочей информации из любого места.
Члены команды могут работать практически из любого места, где есть WiFi. Если это возможно – разрешите им это делать. Когда у моего офис-менеджера болеет ребенок, я позволяю ей в этот день работать из дома. Это довольно просто, и позволяет ей до некоторой степени сохранять производительность. Следует также поощрять желание ваших сотрудников работать удаленно. Используя WiFi, Evernote и другие приятные приложения, можно всегда быть на связи. Работники всегда могут получить доступ к рабочей информации, где бы они ни находились: дома, в гостинице, на конференции, в обеденной комнате и т.п. Предоставьте им надежный, безопасный способ делиться идеями и взаимодействовать, позвольте им быть более гибкими и способными к быстрому реагированию.
3. Измеряйте все.
Вы можете лучше влиять на ситуацию, когда понимаете ее через цифры. Следите за всеми показателями, которые имеют значение для вашей команды – от количества отработанных часов и составленных отчетов до производительности за час рабочего времени. Используйте систему отчетности, ПО для управления проектами, SharePoint, таблицы совместного использования Google Docs, планировщик Outlook или просто доску для записей, на которой будут отслеживаться важные командные показатели. Можно воспользоваться готовыми программами или заказать разработку собственной.
4. Регулярно устраивайте мозговые штурмы.
Периодически встречайтесь со своей командой для обмена идеями о том, как лучше достичь стратегических приоритетов и улучшить процессы и процедуры. Ищите пересекающиеся области и устраняйте избыточность. Постоянно обсуждайте, что из того, что делают ваши сотрудники, не повышает ценность компании. Устраняйте операции, которые становятся ненужными после смены платформы. Убедитесь, что каждый сотрудник ведет полную документацию, чтобы новый сотрудник мог быстро войти в курс дела. Не фильтруйте свои мысли, пусть ваши идеи перекрестно опыляются, давая интересные гибридные плоды. Рассматривайте идеи из других отраслей и применяйте их в вашей – помните, что банковские терминалы вдохновили McDonald's на создание услуги «Drive through».
5. Устанавливайте целевые показатели продуктивности и отслеживайте их выполнение.
После согласования идей с вашей командой и постановки целей, составьте специальный график их достижения. Как и в любом проекте, разбейте такие цели на небольшие легко управляемые части, каждая из которых имеет свои показатели и сроки. После того, как цель достигнута, установите новую.
Эти пять ориентиров создадут достаточную базу для осуществления и поддержки инициатив по достижению эффективной продуктивности. Всегда помните, что в бизнесе продуктивность — это не просто скорость. Если ей не хватает эффективности, она бесполезна, какой бы ни была скорость исполнения.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
