Вера в то, что больше — всегда лучше, является опасным заблуждением.
Это расплата за многогранность. Каждый раз, когда вы беретесь за что-то новое, вы принимаете на себя ответственность не только за выполнение задания, как такового. Вы обязуетесь помнить о необходимости сделать работу, уладить проблемы с административными накладными расходами, а также завершить все это к установленному сроку.
Негативным последствием принятия к выполнению всех подворачивающихся задач является необходимость тратить больше времени на организацию работы и меньше на погружение во что-то действительно важное и способное приносить удовлетворение. Многие люди в крупных организациях проводят часы на собраниях, где обсуждается выполнение планов, за написанием электронных писем, рассказывающих о работе, в беспокойстве о том, как же они собираются выполнять задания. Но в то же время им редко удается демонстрировать значительный прогресс за неделю. Они считают согласие на все и постоянно растущий список неотложных дел в лучшем случае показателем успешности, а в худшем — злом, которое невозможно избежать.
Но люди, приносящие настоящую пользу своей организации, используют другой подход. Они начинают с получения ясного представления о серьезной работе, которая принесет результаты. Затем, если возникает что-то новое, они останавливаются и сравнивают ценность нового пункта и того, который им уже знаком. Это крайне важно сделать перед тем, как сказать «да». Оценка новых возможностей — начиная с простой просьбы о встрече и заканчивая предложением целого проекта — не имеет никакого отношения к нерадивости или отсутствию дисциплины. Напротив, это связано с изучением того, что же собой представляют новые задачи. Ведь неверное распределение времени может поставить под угрозу качество исполнения более приоритетных заданий.
Это простая математика. Каждый дополнительный проект делит ваше время на все более мелкие кусочки, поэтому вы можете уделять одному из них все меньше внимания. В свою очередь, если вы сократите количество обязательств, то сможете потратить больше времени на каждую из задач. На индивидуальном уровне это означает, что вы хотите найти идеальное соотношение между числом проектов и временем, необходимым на достижение успеха при работе с ними. Тот же принцип действует в отношении отделов и целых компаний. Обеспечение чуть меньшего количества новых проектов, продуктов или даже потребителей позволит добиваться превосходных результатов, работая по оставшимся направлениям.
Наилучшая возможность вырваться из замкнутого круга чрезмерной активности и низкой эффективности труда заключается в тщательном отборе задач. Вы действительно сделаете больше, если возьметесь за меньшее. Вот несколько шагов, которые позволят вам избегать перегрузок.
Возьмите паузу. Всегда, когда это возможно, избегайте немедленного принятия новых обязательств. Вместо этого помедлите с принятием решения, давая себе возможность сделать разумный выбор. Сначала задайте уточняющие вопросы. Например, если кто-то просит вас заняться презентацией, скажите: «Это звучит заманчиво. Что вы имеете в виду?».
Поинтересуйтесь темой, концепцией и формальностями, чтобы выяснить, какая подготовка требуется для этого задания. Затем попросите немного времени для оценки своих обязательств, воспользовавшись таким ответом: «Мне нужно время, чтобы разобраться со своими текущими делами. Сочтете ли вы благоразумным для меня вернуться к вам завтра?». Люди хотят быть «благоразумными», поэтому обычно они говорят «да». Если же такое предложение пришло по электронной почте, вы можете не просить об отсрочке, а просто воспользоваться ею.
Говорите «нет» быстро и часто. Если вы точно знаете, что у вас нет возможности взяться за проект, скажите «нет» как можно скорее. Чем дольше вы тянете, тем труднее вам будет отклонить просьбу, и тем сильнее будет разочарован другой человек, получив ваш ответ. Простого «Звучит прекрасно, но, к сожалению, я слишком загружен сейчас», будет достаточно.
Тщательно продумайте проект. Если вы хотите взяться за проект, остановитесь и подумайте, что вам нужно будет сделать для его выполнения. Подготовка к презентации может включать беседу с заинтересованными сторонами, проведение исследования, создание и соединение слайдов и репетицию. Для более крупных проектов обязанности могут оказаться более широкими и менее очевидными. Создайте план всего, что вам известно, и приблизительно оцените, сколько времени, по-вашему, займут эти шаги.
Пересмотрите свой календарь. Продумав проект, пересмотрите ваш календарь. Это позволит определить, есть ли в вашем расписании свободное время. В случае с презентацией, увидев, что в ежедневнике есть незанятое время, вы можете смело браться за проект и вписывать его в свои планы. Если же в вашем календаре нет свободного времени между настоящим моментом и днем мероприятия, а презентация требует подготовки, у вас появляется несколько вариантов. Первый из них — просто отказаться, сославшись на отсутствие возможности вписать что-то новое в свое расписание. Второй вариант состоит в согласии пересмотреть свои текущие задачи и взяться за новый проект. Сопоставьте ценность предложенного задания и уже имеющейся работы. Стоит ли ради исполнения новой задачи отбрасывать или затягивать другие дела? Если вы не уверены, можете спросить своего руководителя: «Меня попросили сделать презентацию для А. Это значит, что мне придется позаимствовать немного времени у проекта Б. Хотите ли вы, чтобы я расположил задачи именно в таком порядке, или мне лучше отказаться от презентации?». Использование одной из этих стратегий позволит вам брать в работу разумное количество заданий и никогда не испытывать дефицита времени.
Приведите в порядок свои обязательства. Если вы принимаетесь за что-то новое, способное повлиять на другие проекты, сообщите людям, что им стоит ожидать от вас. Они могут не одобрить выведение на первое место другой инициативы, но если вам удалось согласовать это со своим начальством и собственными целями, вы сделали правильный выбор. Кроме того, если вы как можно скорее дадите людям знать, на что они вправе надеяться, они получат меньше поводов для разочарования. Это позволит вам заняться вместе с ними созданием нового расписания или передачей работы тому, кто обладает большими возможностями.
Однажды разобравшись со своими обязательствами, занесите их в календарь. Так вы всегда будете знать, что у вас есть время и возможность заняться полученным заданием. Добросовестно составляя расписание, вы сможете выполнять задачи лучше. Выделите себе часы или даже целые дни на полное погружение в дела. Если вам не придется выкраивать по 20—30 минут между письмами и встречами на продвижение работы по важным направлениям, вы сможете заниматься действительно ценными задачами и наслаждаться процессом.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
