Читатель должен узнать об основной идее вашего письма из первого предложения или абзаца. Только после этого можно переходить к деталям. Следует сразу дать понять своему респонденту, что вам от него нужно.
Правило 1: Придерживайтесь лаконичного стиля
Используйте короткие предложения, располагая слова (подлежащие, сказуемые, дополнения) в прямом порядке. Сделайте текст настолько сжатым, чтобы все письмо умещалось на мониторе компьютера. Длинные слова воспринимать сложнее, чем короткие.
Правило 2: Стремитесь к максимальной простоте
Откажитесь от сложных официальных оборотов и громоздких словесных конструкций, которые вы почерпнули из школьной программы или из занятий на курсах. Деловое электронное письмо должно состоять исключительно из полезной информации. Все остальное просто отнимает время. Несколько обдуманных предложений куда более убедительны, чем пространные многословные рассуждения. Ваше письмо должно быть выдержано в вежливом, но в то же время не слишком торжественном и формальном стиле.
Чем меньше слов, тем больше эффект. Не стоит перегружать текст большим количеством деталей. Располагайте абзацы по степени значимости.
Обилие молодежного сленга, заглавных букв, смайликов и интернет-сокращений, неуместные вопросительные и восклицательные знаки в вашем письме – признаки дурного тона, из-за которых вас могут принять за подростка.
Правило 3: Акцентируйте внимание читателя не на проблемах, а на преимуществах
Всегда следует начинать с позитива. Негативные моменты постарайтесь убрать подальше, в конец третьего-четвертого абзаца. Не слишком радостную информацию излагайте позитивным тоном. Сообщая такие данные, не стоит извиняться. Говоря о проблеме, предлагайте пути ее решения. Приложите контактные данные человека, способного оказать помощь.
Правило 4: Ничего не откладывайте на будущее
Дайте понять, что цените ваши отношения. Перед отпуском проинформируйте коллег, что какое-то время не будете отвечать на письма. Если вы решили выразить благодарность, делайте это сразу. В западном обществе печатным словам придается не меньшее значение, чем устным, в особенности, когда речь идет о благодарности. Извинения также не стоит откладывать на потом. Признайте свою неправоту. Вместо оправданий поблагодарите за информацию.
Нюансы англоязычного делового e-mail
Обратите внимание! Данная информация не предназначена для тех, кто учится или готовится к поступлению. Нижеизложенные рекомендации отличаются от классических правил составления делового письма!
В английском письменном приветствии вместо обращения «Dear» следует обращаться просто по имени: «John». Если после обращения стоит запятая, особых новостей не предвидится, а двоеточие обычно предваряет важную информацию. Обращение «Dear All» используется вместо вышедшего из употребления «Dear Sirs», которое в наше время сочтут просто оскорбительным. Такую же реакцию может вызвать обращение «Miss», а оборот «Mrs» давным-давно устарел.
Не пользуйтесь сложными временами. Формы глаголов должны быть простыми. Откажитесь от пассивных форм глаголов, применяйте прямой порядок слов. Не приветствуются обезличенные предложения. Везде желательно наличие подлежащего и сказуемого.
Для укрепления командного духа воспользуйтесь местоимением «We». Говоря о своих заслугах, подчеркивая свою правоту, применяйте местоимение «I». Если же речь идет об имевшей место ошибке, более правильным будет безличное «It came to…»
Используя союзы в начале предложения, вы сможете привлечь внимание («Since…», «Because…») или обозначить причинно-следственную связь («Therefore…», «In addition…»)
Не забывайте о вежливости. Междометие please смягчит приказной тон фразы. С помощью модальных глаголов should, might и наречий apparently, perhaps можно подтолкнуть получателя письма к совершению определенных действий. Самую учтивую форму глагола would следует применять, обращаясь к высокопоставленному лицу.
Не используйте прилагательные в превосходной степени и усилительные слова. Неуместное проявление эмоций в деловом письме наводит респондента на мысль, что вы недостаточно профессиональны. В англоязычной деловой переписке допускается применение идиом спортивного и военного характера. Подобные сравнения дают возможность поделиться радостью, расположением или возмущением, оставаясь в рамках общепринятых норм.
Архаизмам не место в деловом письме. Вместо устаревших многословных оборотов следует использовать более современные и емкие фразы. Завершая письмо, напишите не «Sincerely yours», а просто «Regards». Книга Дон-Мишель изобилует многочисленными примерами англоязычных деловых писем, которые будут интересны преподавателям, студентам и тем, кто должен вести электронную переписку на работе.
Проверка делового e-mail
-
Попробуйте изменить параметры шрифта – стиль, размеры и др.
-
Сделав паузу и выпив чашечку кофе, вернитесь к проверке письма.
-
Прочтение вслух распечатанного письма помогает найти ошибки и сделать уместные сокращения. Умение сокращать говорит о беглости, а отсутствие сокращений – о недостаточном владении языком.
-
Все письмо следует прочесть задом наперед – от конца до начала.
Составитель статьи - Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
